Wilt u iets factureren dat niet uit een dossier komt, zoals een losse dienst of doorbelaste kosten? Dan maakt u zelf een uitgaande factuur aan. U vult de gegevens in, voegt de factuurregels toe, bekijkt een voorbeeld en verwerkt de factuur daarna definitief.
⚠️ Voordat u begint
• Met de administratiemodule vindt u de facturen via Administratie > Dagboeken > Verkoopboek > Uitgaande facturen. Zonder de administratiemodule via Administratie > Facturen.
• Factureert u uit een dossier? Gebruik dan het artikel Hoe maak ik een factuur aan in een dossier of project?
• Een verwerkte factuur is definitief en kunt u niet meer aanpassen. Bekijk daarom altijd eerst het voorbeeld. Zie ook 'Waar moet u op letten?' onderaan.
Wat is het verschil tussen 'Factuur voor' en 'Factuur naar'?
Veld | Wat vult u in? |
Factuur voor | De relatie op wiens naam de factuur staat, meestal uw klant. |
Factuur naar | De relatie naar wie de factuur wordt verstuurd. Meestal is dat dezelfde relatie. |
Vult u bij 'Factuur naar' een andere relatie in, dan kunt u een factuur voor klant X bijvoorbeeld per adres naar de verzekeraar sturen. Meer hierover leest u in Hoe stuur ik een factuur op naam van mijn cliënt naar een andere relatie?
Hoe maak ik de factuur aan?
Stap 1: Open de uitgaande facturen
Met de administratiemodule: ga in het menu links naar Administratie > Dagboeken > Verkoopboek > Uitgaande facturen.
Zonder de administratiemodule: ga naar Administratie > Facturen.
Stap 2: Maak een nieuwe factuur aan
Klik rechts in het scherm op Nieuw (het plusteken). Het invoerscherm opent in een nieuw venster.
Stap 3: Vul de factuurgegevens in
Factuur voor en Factuur naar: kies de relaties, zie de uitleg hierboven.
Project: koppel de factuur aan een project of dossier als dat van toepassing is.
Verzenddatum: vult u niets in, dan gebruikt BaseNet de datum waarop u de factuur verwerkt. BaseNet berekent op basis van deze datum zelf de vervaldatum.
Vervaldatum: deze vult BaseNet meestal zelf in. U kunt hem altijd aanpassen.
Boekjaar en Periode: het boekjaar en de periode waar de factuur bij hoort.
Status: een nieuwe factuur staat op 'Wacht'. Dat laat u zo.
Ordernummer: alleen invullen als de klant daarom vraagt.
Administratie en Dagboek: deze velden zijn belangrijk als u meerdere administraties of verkoopboeken heeft. Kies dan waar de factuur geboekt moet worden.
Betaalwijze, Verzendwijze, IBAN nummer en Fact. e-mailadres: deze worden vanzelf ingevuld als ze bij de debiteurinstellingen van de relatie staan. U kunt ze ook zelf invullen of aanpassen.
Stap 4: Sla de factuur op
Sla de factuur op. BaseNet maakt nu zelf het factuurnummer aan.
Stap 5: Voeg de factuurregels toe
Ga naar het tabblad Factuurregels en klik rechts op Nieuw (het plusteken).
Product: kies wat u factureert. Vaak is dat 'belaste verschotten' (met btw) of 'onbelaste verschotten' (zonder btw).
Prijs: vul het bedrag exclusief btw in.
Aantal: het aantal keer dat u de prijs rekent. BaseNet vermenigvuldigt de prijs met het aantal.
BTW: wordt vanzelf ingevuld op basis van het product. Het bedrag inclusief btw rekent BaseNet zelf uit.
Omschrijving / Informatie factuur: hier staat de standaard tekst van het product. Pas die aan als u iets anders op de factuur wilt.
Stap 6: Sla de factuurregel op
Nog een regel toevoegen? Klik op Bewaar/Nieuw.
Klaar met de regels? Klik op Bewaar/Sluit. U komt dan terug in de factuur.
Stap 7: Bekijk eerst een voorbeeld
Klik linksboven in de factuur op het actiemenu (de drie streepjes).
Kies 'Print factuur' om het voorbeeld in Word te zien, of 'Voorbeeld e-mail' om de begeleidende mail en de PDF te bekijken.
Stap 8: Verwerk de factuur
Is het voorbeeld goed? Kies in het actiemenu 'Verwerk en open e-mail' of 'Verwerk en print'.
De mail of de printversie in Word opent, en de factuur krijgt de status 'Gefactureerd'.
Heeft u meerdere facturen klaarstaan? Die kunt u ook in één keer verwerken. Zie het artikel Hoe verwerk ik meerdere facturen in één keer?
Hoe weet u dat het gelukt is?
In het overzicht van de uitgaande facturen staat de factuur met de status 'Gefactureerd' en een factuurnummer.
Bij 'Verwerk en open e-mail' heeft u de mail met de factuur voor u gekregen om te versturen. Bij 'Verwerk en print' is de factuur in Word geopend.
Staat de factuur nog op 'Wacht'? Dan is hij nog niet verwerkt. Open de factuur en doe stap 8 opnieuw.
Waar moet u op letten?
Een verwerkte factuur is definitief
Na het verwerken kunt u de factuur niet meer aanpassen, alleen nog bijvoorbeeld de vervaldatum. Klopt er iets niet, dan maakt u een creditfactuur. Zie Hoe pas ik een factuur aan die al gefactureerd is?
Koppeling met een boekhoudpakket
Exporteert u facturen naar een extern boekhoudpakket? Dan moet het boekjaar gelijk zijn aan het jaar van de factuurdatum en de periode aan de maand van de factuurdatum.
Btw code bij Twinfield of Exact Online
Gebruikt u een koppeling met Twinfield of Exact Online, pas dan de btw code op de factuurregel niet aan. Kies in plaats daarvan een ander product met de juiste btw.
De PDF toont alleen het totaal per regel
De standaard PDF factuur laat per regel alleen het totaalbedrag zien. U kunt bij Prijs dus ook het hele bedrag invullen en het aantal op 1 laten staan.
💡 Tip: Stel de betaalwijze, verzendwijze en het factuur e-mailadres één keer in bij de debiteurinstellingen van de relatie. Dan worden die velden bij elke volgende factuur voor deze relatie vanzelf ingevuld. Hoe dat werkt, leest u in Hoe stel ik per debiteur een vaste betaalwijze, verzendwijze en factuur e-mailadres in?
Wat als u de factuur moet crediteren?
Moet een verwerkte factuur geheel of gedeeltelijk worden teruggedraaid? Lees dan Hoe maak ik een (gedeeltelijke) creditfactuur aan?