Heeft u een aantal facturen klaarstaan? Dan hoeft u ze niet één voor één te openen en te verwerken. U vinkt ze aan in het overzicht en verwerkt ze in één keer. Facturen die per mail verstuurd worden, gaan daarbij vanzelf de deur uit.
⚠️ Voordat u begint
• U kunt alleen facturen verwerken met de status 'Wacht', 'Lopend' of 'Factureerbaar'.
• Na het verwerken zijn de facturen definitief en kunt u ze niet meer aanpassen. Controleer ze dus eerst.
• Facturen met de verzendwijze 'Per e-mail' worden direct op de achtergrond gemaild. U ziet de mail vooraf niet. Zie 'Waar moet u op letten?' onderaan.
Wat is het verschil met een factuur los verwerken?
Manier | Wat gebeurt er met de mail? | Handig als |
Eén factuur verwerken, via 'Verwerk en open e-mail' | De mail opent, zodat u die nog kunt bekijken voordat u hem verstuurt. | U de begeleidende mail per klant wilt aanpassen. |
Meerdere facturen in één keer | Facturen met 'Per e-mail' worden op de achtergrond verstuurd. De mail opent niet. | U veel facturen tegelijk wilt versturen, bijvoorbeeld aan het einde van de maand. |
Hoe verwerk ik de facturen?
Stap 1: Open de uitgaande facturen
Via het facturatie zoekscherm: ga in het menu links bijvoorbeeld naar Advocatuur > Dossierfacturatie.
Met de administratiemodule: ga in het menu links naar Administratie > Dagboeken > Verkoopboek > Uitgaande facturen.
Zonder de administratiemodule: ga naar Administratie > Facturen.
Stap 2: Vink de facturen aan
Vink in het overzicht de facturen aan die u wilt verwerken. Tip: in het Facturen zoekscherm kunt u eventueel filteren op de specifieke status.
Stap 3: Start het verwerken
Klik rechts in het scherm op Print/Verwerk facturen. Er opent een nieuw venster.
Stap 4: Vul het verwerkscherm in
Extra factuur informatie: tekst die u aan alle facturen wilt toevoegen. Mogelijk moet uw factuurtemplate hiervoor worden aangepast.
Factuur verzenddatum, Boekjaar en Periode: wat u hier invult, komt op alle aangevinkte facturen. Wilt u dat elke factuur zijn eigen datum, boekjaar en periode houdt? Maak deze velden dan leeg.
Print ook facturen die digitaal verstuurd worden: vink dit aan als u ook een printversie wilt van de facturen die per mail gaan.
Stap 5: Controleer de facturen
Klik op 'Print' om de facturen te bekijken en eventueel direct af te drukken.
Stap 6: Verwerk de facturen
Klik op 'Verwerk facturen'. De facturen krijgen direct de status 'Gefactureerd'.
Hoe weet u dat het gelukt is?
In het overzicht van de uitgaande facturen staan de facturen nu op 'Gefactureerd'.
Facturen met de verzendwijze 'Per e-mail' zijn op de achtergrond verstuurd. Via het correspondentie zoekscherm kunt u dat eventueel controleren.
Staat een factuur nog op 'Wacht'? Dan was die niet aangevinkt. Vink hem aan en verwerk hem alsnog.
Waar moet u op letten?
De mail gaat direct weg
Bij het verwerken van meerdere facturen tegelijk opent de begeleidende mail niet. Wilt u de mail aan een klant eerst zien of aanpassen, verwerk die factuur dan los via 'Verwerk en open e-mail'.
Verwerkt is definitief
Zodra een factuur op 'Gefactureerd' staat, kunt u hem in principe niet meer aanpassen. Alleen bijvoorbeeld de vervaldatum kunt u nog wijzigen. Klopt er iets niet, dan maakt u een creditfactuur. Zie Hoe pas ik een factuur aan die al gefactureerd is?
Datum, boekjaar en periode overschrijven
Laat u in het verwerkscherm een datum, boekjaar of periode staan, dan krijgen alle aangevinkte facturen die waarde. Ook facturen waar al iets anders was ingevuld.
💡 Tip: Zet bij klanten die hun factuur per mail willen de verzendwijze vast op 'Per e-mail' in de debiteurinstellingen. Dan kunt u al die facturen in één keer verwerken en versturen. Hoe dat werkt, leest u in Hoe stel ik per debiteur een vaste betaalwijze, verzendwijze en factuur e-mailadres in?