Wilt u dat de klant op de factuur niet alle losse regels ziet, maar alleen één samenvattende regel? Dan gebruikt u een factuur verzamelcode. Alle regels die op het gekoppelde product worden geboekt, worden dan verzameld onder één omschrijving die u zelf bepaalt.
⚠️ Voordat u begint
• Werkt u met de administratiemodule? Dan vindt u de producten ook eventueel terug via Administratie > Stamgegevens > Producten en diensten.
• Werkt u zonder de administratiemodule? Dan vindt u de producten via Administratie > Producten.
• De klant ziet de afzonderlijke regels daarna niet meer op de factuur. Lees eerst 'Wat is het verschil met groeperen?' hieronder.
Wat is het verschil met groeperen?
Met beide opties voegt u regels samen. Het verschil zit in wat de klant nog te zien krijgt.
Optie | Wat ziet de klant? | Specificatie van de regels |
Productregels groeperen | Eén totaalbedrag op het voorblad | Ja, op het laatste blad |
Factuur verzamelcode | Alleen de omschrijving van de verzamelcode | Nee |
Wil de klant nog kunnen zien waar het bedrag uit bestaat? Lees dan het artikel Hoe kan ik factuurregels groeperen op de declaratie?
Hoe stel ik een verzamelcode in?
De volgorde is belangrijk: maak eerst de verzamelcode aan. Pas daarna kunt u die bij het product kiezen.
Stap 1: Open de verzamelcodes
Ga in het menu links naar Administratie > Stamgegevens > Factuur verzamel codes > Factuur verzamel codes.
U ziet een overzicht van de verzamelcodes die er al zijn. Staat de code die u nodig heeft er al tussen? Ga dan door naar stap 4.
Stap 2: Maak een nieuwe verzamelcode aan
Klik rechts op Nieuw. Het invoerscherm opent in een nieuw venster.
Volgorde: bepaalt waar de regel op de factuur staat. Hoe lager het getal, hoe hoger de regel.
Omschrijving: de naam voor intern gebruik. Deze ziet u terug als u de verzamelcode bij een product kiest.
Factuuromschrijving: de tekst die uw klant op de factuur ziet, bijvoorbeeld 'Kantoorkosten'.
Stap 3: Sla de verzamelcode op
Klik op Bewaar/Sluit.
Stap 4: Open het product
Met de administratiemodule: ga naar Administratie > Stamgegevens > Producten en diensten > Producten en diensten.
Zonder de administratiemodule: ga naar Administratie > Producten.
Open het product waarvan u de regels wilt samenvoegen.
Stap 5: Koppel de verzamelcode
Ga naar het tabblad Financieel > Algemeen.
Kies bij 'Fact. verz code' de verzamelcode die u in stap 2 heeft aangemaakt.
Wilt u regels van meerdere producten samen als één regel tonen? Koppel dan dezelfde verzamelcode aan elk van die producten.
Stap 6: Sla het product op
Klik op Bewaar/Sluit.
Hoe weet u dat het gelukt is?
Maak een declaratie met regels van het gekoppelde product en bekijk de print.
U ziet één regel met de factuuromschrijving van de verzamelcode. De losse regels staan er niet meer op.
Ziet u nog steeds de losse regels? Open het product en controleer of bij 'Fact. verz code' de juiste verzamelcode staat en of u op Bewaar/Sluit heeft geklikt.
Staat er een andere tekst dan u verwacht? Controleer dan de Factuuromschrijving van de verzamelcode. De Omschrijving is alleen voor intern gebruik.
Waar moet u op letten?
De klant ziet geen details meer
De afzonderlijke regels zijn niet meer op de factuur terug te vinden. Vraagt een klant vaak om een specificatie, kies dan liever voor groeperen.
Het geldt voor het hele product
U kunt niet per factuur kiezen. Zolang de verzamelcode aan het product gekoppeld is, worden de regels van dat product op elke factuur samengevoegd.
Declaraties die al klaarstaan
De wijziging geldt ook voor declaraties die al zijn aangemaakt maar nog niet zijn verstuurd.
💡 Tip: Geef de Omschrijving en de Factuuromschrijving dezelfde of een herkenbare naam. Dan ziet u bij het product direct welke tekst de klant straks op de factuur leest.