Met de Exact Online-koppeling exporteert u uw verwerkte uitgaande facturen vanuit BaseNet naar Exact Online, en haalt u daarna de betaalstatussen van die facturen weer terug op in BaseNet. Zo hoeft u facturen en betalingen niet dubbel te boeken.
⚠️ Voorwaarden: uw gebruikersaccount van Exact Online moet beschikken over de rechten om te kunnen exporteren met een ander pakket.
• Weet u niet of u die rechten heeft? Neem contact op met uw accountant en/of de helpdesk van Exact Online.
• Heeft u die rechten niet? Uw boekhouder kan de export voor u uitvoeren via de gratis accountantslogin (zie onderaan dit artikel).
📌 Let op: stap 1 (verbinden met Exact Online) voert u altijd eerst uit. Zonder actieve verbinding kunt u de vervolgstappen niet uitvoeren.
Wat is het verschil tussen exporteren en betaalstatussen ophalen?
Exporteren stuurt uw verwerkte uitgaande facturen vanuit het verkoopboek van BaseNet naar Exact Online.
Betaalstatussen ophalen werkt de andere kant op: nadat in Exact Online de betalingen en/of afboekingen hebben plaatsgevonden, haalt u die statussen terug naar BaseNet. BaseNet maakt daarvoor op de achtergrond boekingen aan in het memoriaal.
Hoe exporteer ik naar Exact Online?
Stap 1 – Verbinding maken met Exact Online
Ga links in het menu naar Administratie > Verwerkingen en controles > Exporteer Exact Online.
Klik op Verbinden met Exact Online en log in met uw Exact Online-gegevens.
Stap 2 – Uitgaande facturen exporteren
Verwerk eerst uw uitgaande facturen in BaseNet. Alleen verwerkte facturen zijn exporteerbaar.
Ga daarna naar Exporteer dagboeken.
Kies een jaar en een periode en klik op het vergrootglas. Naast het verkoopboek ziet u hoeveel exporteerbare boekstukken er zijn.
Vink de regel van het verkoopboek aan en klik aan de rechterzijde op Exporteer naar Exact.
Stap 3 – Betaalstatussen ophalen
Voer eerst stap 1 en stap 2 uit en klik daarna op Update betaal status in het exportmenu.
BaseNet maakt door deze handeling op de achtergrond boekingen aan in het memoriaal. Die kunt u inzien via Administratie > Dagboeken > Update debiteuren.
Wat als u zelf geen exportrechten heeft in Exact Online?
Uw boekhouder kan de export voor u uitvoeren met de gratis accountantslogin. Dit account heeft enkel toegang tot de administratie.
Hoe weet u dat het gelukt is?
Zoek het verkoopboek na de export opnieuw op bij Exporteer dagboeken. Het aantal exporteerbare boekstukken naast het verkoopboek is dan afgenomen.
Na Update betaal status ziet u de aangemaakte boekingen terug via Administratie > Dagboeken > Update debiteuren.
Ging er iets mis tijdens het exporteren of het ophalen van de betaalstatussen? Bekijk dan de logbestanden via Administratie > Verwerkingen en controles > Exporteer Exact Online > Logbestanden.
In de logbestanden toont het exporttype Openstaande debiteuren BaseNet het aantal volledig betaalde facturen, en het exporttype Openstaande debiteuren externe applicatie het aantal gedeeltelijke afboekingen.
Waar moet u op letten?
De volgorde van de stappen is bepalend. Verbind altijd eerst met Exact Online (stap 1). Klik pas op Update betaal status nadat u stap 1 en stap 2 heeft uitgevoerd.
Alleen verwerkte facturen worden geëxporteerd. Facturen die nog in concept staan, komen niet in het aantal exporteerbare boekstukken terug.
De rechten liggen bij Exact Online, niet bij BaseNet. Kan de export niet worden uitgevoerd, dan zit dat in de rechten van uw Exact Online-account. Uw accountant of de helpdesk van Exact Online kan dat voor u controleren.
💡 Tip: exporteer per periode, direct nadat u de uitgaande facturen van die periode heeft verwerkt. Dan blijft het aantal exporteerbare boekstukken overzichtelijk en ziet u in de logbestanden meteen waar een eventuele fout zit.
Ziet u in Exact Online andere relatiecodes dan in BaseNet? Lees dan Waarom krijg ik bij het exporteren naar Exact Online andere relatiecodes?