Een nieuwe collega krijgt pas toegang tot BaseNet als er twee dingen klaarstaan: een medewerkerskaart en een gebruikersaccount. In dit artikel maakt u beide aan, zodat de nieuwe collega kan inloggen.
⚠️ Let op: u heeft toegang tot de bedrijfsinstellingen nodig. Beschikt u daar niet over? Dan kunt u dit niet zelf doen — neem in dat geval contact op met een administrator binnen uw kantoor.
Wat is het verschil tussen een medewerker en een gebruiker?
De medewerkerskaart is de persoon: naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie. Deze gegevens worden onder andere in templates gebruikt.
Het gebruikersaccount is de toegang: hiermee logt die persoon in BaseNet in.
Een gebruikersaccount maakt u altijd aan vanuit een bestaande medewerkerskaart. De volgorde is dus bepalend: eerst de medewerker, dan het account.
Hoe maak ik een nieuwe gebruiker aan?
Stap 1 – Ga naar Medewerkers
Ga links in het menu naar Relatiebeheer > Medewerkers.
Stap 2 – Maak een nieuwe medewerkerskaart aan
Klik op het +-icoon rechts in het scherm.
Stap 3 – Vul de medewerkerskaart in
Vul de kaart zo volledig mogelijk in. Onderstaande velden zijn extra belangrijk, omdat ze onder andere in templates worden gebruikt:
Geslacht
Initialen
Roepnaam
Tussenvoegsel
Achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Adressen
Functieomschrijving (onder het tabblad Overige)
💡 Tip: loopt het e-mailverkeer via BaseNet? Vul dan gelijk het juiste e-mailadres in op de medewerkerskaart. BaseNet maakt het e-mailadres dan automatisch aan en koppelt dit aan de gebruiker.
Stap 4 – Open de gebruikersaccounts
Ga rechtsboven via uw naam naar Instellingen > Systeem > Gebruikersaccounts.
Stap 5 – Open de regel van de nieuwe medewerker
Dubbelklik op de regel van de betreffende medewerker om de instellingen te openen.
Stap 6 – Genereer het wachtwoord
Klik op Genereer Wachtwoord om de medewerker om te zetten in een gebruikersaccount.
💡 Tip: gebruik de functie Agenda activatie als u wilt dat de gebruiker gelijk wordt toegevoegd aan ieders agenda. Onderaan kunt u ook meteen aangeven of de nieuwe gebruiker toegang moet krijgen tot de BaseNet-app.
Stap 7 – Geef de inloggegevens door
Het gegenereerde wachtwoord verschijnt op uw scherm. Geef dit zelf door aan de nieuwe gebruiker: BaseNet verstuurt de inloggegevens niet automatisch.
Hoe weet u dat het gelukt is?
De medewerker staat in de lijst onder Instellingen > Systeem > Gebruikersaccounts.
De nieuwe gebruiker kan inloggen met het wachtwoord dat u heeft doorgegeven.
Lukt inloggen niet? Controleer dan of stap 6 daadwerkelijk is uitgevoerd. Zolang er geen wachtwoord is gegenereerd, is de medewerker nog geen gebruiker en kan hij niet inloggen.
Waar moet u op letten?
Eerst de medewerker, dan het account
U kunt pas een gebruikersaccount aanmaken als de medewerkerskaart bestaat. Maakt u het account aan voordat de kaart klaar is, dan vindt u de medewerker niet terug in stap 5.
Het wachtwoord bereikt de gebruiker niet vanzelf
Het wachtwoord wordt op uw scherm getoond en niet automatisch gemaild. Geeft u het niet door, dan kan de nieuwe gebruiker niet inloggen.
Hergebruik geen oude medewerkerskaart of gebruiker
Aan een bestaand account hangt historie: e-mails, uren en taken. Maak voor een nieuwe collega altijd een nieuwe medewerker en een nieuw account aan. Zie Kan ik een oude medewerkerskaart/gebruiker hernoemen/hergebruiken?