Vindt u een gearchiveerde e-mail of een document niet terug in een dossier, dan ligt dat vrijwel altijd aan de ingestelde zoekfilters — niet aan het ontbreken van het stuk zelf. Loop de drie controles hieronder na.
Wat kunt u zelf controleren?
Stap 1 – Verruim de terugzoektijd
Bij het zoeken in correspondentie en historie staat standaard een datum ingevuld, zodat de zoekopdracht niet onnodig groot wordt. Pas die datum aan of maak het veld leeg.
Stap 2 – Verhoog het maximum aantal zoekresultaten
Het aantal getoonde resultaten heeft een standaardmaximum. Verhoog dit rechtsonder in het zoekscherm.
Stap 3 – Maak de overige filters leeg
Ook andere ingestelde filters beperken wat u te zien krijgt. Maak ze leeg en zoek opnieuw.
Hoe weet u dat het gelukt is?
Het gezochte stuk staat in de resultatenlijst. Controleer daarnaast rechtsonder het aantal resultaten: is dat afgekapt, dan staan er nog stukken buiten beeld en moet u het maximum verder ophogen.
Kan ik deze instellingen structureel aanpassen?
Ja. Wilt u niet elke keer opnieuw filters aanpassen, wijzig dan de standaardwaarden:
Terugzoektijd: Instellingen > Relatiebeheer > Aantal dagen terugzoektijd van de historie
Aantal zoekresultaten: Instellingen > Persoonlijk > Standaard aantal zoekresultaten
Waar moet u op letten?
Het stuk heeft mogelijk geen koppeling
Is er bij het opslaan geen relatie of project meegegeven, dan vindt u het niet via het dossier. Zie Waar vind ik documenten of e-mails terug welke ik zonder koppeling heb opgeslagen?
U wilt alles van één dossier zien
Zie Hoe krijg ik in documenten en e-mails alles van het betreffende dossier te zien?
💡 Tip: Weet u de datum van het stuk niet, maak dan als eerste het datumveld leeg. Dat lost verreweg de meeste 'ik kan het niet vinden'-gevallen in één keer op.
Werkt het nog steeds niet?
Neem contact op met onze support via 020 – 793 3252.
Zorg dat TeamViewer actief is zodat onze medewerker uw scherm op afstand kan bekijken. TeamViewer downloadt u via Servicedesk > Downloads in het linkermenu van BaseNet.