Voordat je begint
Om gebruik te kunnen maken van Documentmappen, dient een beheerder de functionaliteit te activeren en de basisinstellingen te doorlopen.
Om misverstanden te voorkomen, is het aan te raden om intern af te stemmen wie verantwoordelijk is voor het activeren en inrichten van Documentmappen en vanaf welk moment deze door iedereen in gebruik kan worden genomen.
Activatie en basisinstellingen (uitsluitend voor beheerders)
Het activeren van Documentmappen en het doorlopen van de basisinstellingen doe je in 3 eenvoudige stappen.
Stap 1: Activeren Documentmappen
Ga naar Instellingen > Correspondentie > Documentmappen
Selecteer de optie ‘Activeer Documentmappen’ om door te gaan naar de volgende stap
Stap 2: Inrichten standaard mappenstructuur
Nu Documentmappen is geactiveerd, kun je beginnen met het inrichten van de standaard mappenstructuur. Deze structuur vormt de basis voor zowel nieuwe als bestaande dossiers.
Klik op het plus-icoon om een nieuwe map aan te maken
Klik op het potlood-icoon om de naam van een geselecteerde map te wijzigen
Klik op het prullenbak-icoon om een geselecteerde map te verwijderen
Klik op Bewaar om de mappenstructuur op te slaan en door te gaan naar de volgende stap
Goed om te weten:
Op dossierniveau is het altijd mogelijk om een verdere onderverdeling te maken in situaties waar dat wenselijk is
Middels drag & drop functionaliteit is het mogelijk om de positie en volgorde van mappen op ieder gewenst moment te wijzigen
Stap 3: Instellen mapvoorkeuren
Om het koppelen van de juiste map te vereenvoudigen, stel je in deze laatste stap de standaard mapvoorkeuren in.
Selecteer de standaardmap voor e-mails
Selecteer de standaardmap voor overige correspondentie
Klik op Bewaar om de mapvoorkeuren op te slaan
Goed om te weten:
Via Instellingen (Bedrijf) > Templates > E-mail / Documenten / Memo > is het op templateniveau mogelijk om een afwijkende mapvoorkeur in te stellen
Missie geslaagd
Je hebt Documentmappen geactiveerd en de basisinstellingen doorlopen. De functionaliteit is nu klaar voor gebruik!
Documentmappen in de praktijk
Het gebruik van Documentmappen helpt om structuur aan te brengen in de opbouw van dossiers. Dit zorgt voor overzicht en verbetert de vindbaarheid van stukken. Hoe dit er in de praktijk uitziet, leggen we je graag uit.
Toewijzen van correspondentie aan een map
Op alle plekken waar correspondentiestukken worden aangemaakt, geopend of opgeslagen, is het vanaf nu mogelijk om een map te selecteren. Hierbij geldt één voorwaarde: het correspondentiestuk moet gekoppeld zijn aan een dossier.
Indien gebruik wordt gemaakt van mapvoorkeuren, dan zal het systeem de standaardmap als suggestie invullen. Je bent echter altijd vrij om hiervan af te wijken.
De Documentverkenner
Een essentieel onderdeel van de functionaliteit Documentmappen is de Documentverkenner.
De Documentverkenner is beschikbaar in ieder nieuw en bestaand dossier (via het gelijknamige tabblad) en geeft toegang tot de mappen die bij het inrichten van de standaard mappenstructuur zijn aangemaakt. Door op een map te klikken, krijg je de inhoud van de map te zien.
De map ‘Alle documenten en e-mails’ is automatisch beschikbaar en bevat alle correspondentie van het dossier, ongeacht in welke map deze is opgeslagen.
De map ‘Geen map toegewezen’ is alleen zichtbaar indien het dossier correspondentie bevat die niet aan een map is toegewezen. In feite gaat het hier om alle correspondentie uit het verleden. Het is jou om te bepalen of je deze met terugwerkende kracht wilt toewijzen aan de juiste map of niet.
Dossierspecifieke mappen aanmaken via de Documentverkenner
Het gebruik van een standaard mappenstructuur zorgt ervoor dat ieder dossier in basis op dezelfde, uniforme wijze is ingedeeld. Middels dossierspecifieke mappen heb je de mogelijkheid om een verdere onderverdeling te maken in situaties waar dit wenselijk is.
Klik vanuit de Documentverkenner met de rechtermuisknop op een bestaande map om:
Een nieuwe dossierspecifieke submap aan te maken
Een bestaande dossierspecifieke submap te hernoemen of te verwijderen
Zoeken naar correspondentie via de Documentverkenner
De standaardweergave van de Documentverkenner is uitstekend geschikt als je wilt ‘bladeren’ door de correspondentie van een dossier.
Vindt je toch niet helemaal wat je zoekt? Klik op de knop ‘Correspondentie’ aan de rechterkant van het scherm om de zoekweergave te openen. Hier beschik je over dezelfde zoekmogelijkheden als in het correspondentie-zoekscherm.
Verplaatsen van correspondentie via de Documentverkenner
Vanuit zowel de standaard weergave als de zoekweergave van de Documentverkenner kun je eenvoudig correspondentiestukken verplaatsen.
Selecteer één of meer correspondentiestukken en klik op de knop ‘Verplaats’ aan de rechterkant van het scherm. Selecteer vervolgens de gewenste doelmap om de correspondentiestukken te verplaatsen.
Tip: Gebruik de mogelijkheden van de zoekweergave om correspondentie in de map ‘Geen map toegewezen’ efficiënt te verplaatsen naar de juiste map
