Met Documentmappen brengt u structuur aan in de correspondentie van uw dossiers. Dit artikel legt uit hoe u de functionaliteit activeert en hoe u er dagelijks mee werkt. Het activeren en inrichten kan uitsluitend door een beheerder.
Wat doen Documentmappen?
Documentmappen zorgen ervoor dat documenten en e-mails per dossier in een vaste mappenstructuur worden opgeslagen. Dat geeft overzicht en verbetert de vindbaarheid van stukken.
De structuur bestaat uit twee lagen:
Standaard mappenstructuur – geldt voor álle nieuwe en bestaande dossiers, zodat ieder dossier uniform is ingedeeld. Deze richt de beheerder eenmalig in.
Dossierspecifieke mappen – een verdere onderverdeling binnen één dossier, aan te maken waar dat wenselijk is.
💡 Tip: Stem intern af wie verantwoordelijk is voor het activeren en inrichten, en vanaf welk moment iedereen met Documentmappen gaat werken. Zo voorkomt u dat collega's met verschillende structuren werken.
Hoe activeer ik Documentmappen? (beheerders)
Stap 1 – Documentmappen activeren
Ga naar Instellingen > Correspondentie > Documentmappen
Selecteer de optie ‘Activeer Documentmappen’ om door te gaan naar de volgende stap
Stap 2 – Standaard mappenstructuur inrichten
Deze structuur vormt de basis voor zowel nieuwe als bestaande dossiers.
Klik op het plus-icoon om een nieuwe map aan te maken
Klik op het potlood-icoon om de naam van een geselecteerde map te wijzigen
Klik op het prullenbak-icoon om een geselecteerde map te verwijderen
Klik op Bewaar om de mappenstructuur op te slaan en door te gaan naar de volgende stap
Goed om te weten:
Op dossierniveau kunt u altijd een verdere onderverdeling maken
Met drag & drop wijzigt u op ieder gewenst moment de positie en volgorde van mappen
Stap 3 – Mapvoorkeuren instellen
Mapvoorkeuren vereenvoudigen het koppelen van de juiste map.
Selecteer de standaardmap voor e-mails
Selecteer de standaardmap voor overige correspondentie
Klik op Bewaar om de mapvoorkeuren op te slaan
Goed om te weten:
Via Instellingen (Bedrijf) > Templates > E-mail / Documenten / Memo stelt u per template een afwijkende mapvoorkeur in
Klaar: Documentmappen is geactiveerd en de basisinstellingen zijn doorlopen. De functionaliteit is nu klaar voor gebruik.
Hoe gebruik ik Documentmappen in de praktijk?
Correspondentie aan een map toewijzen
Overal waar correspondentiestukken worden aangemaakt, geopend of opgeslagen, selecteert u een map. Hierbij geldt één voorwaarde: het correspondentiestuk moet gekoppeld zijn aan een dossier.
Gebruikt u mapvoorkeuren? Dan vult het systeem de standaardmap als suggestie in. U bent altijd vrij om hiervan af te wijken.
De Documentverkenner gebruiken
De Documentverkenner is beschikbaar in ieder nieuw en bestaand dossier via het gelijknamige tabblad, en geeft toegang tot de mappen uit de standaard mappenstructuur. Klik op een map om de inhoud te zien.
Twee mappen zijn er altijd of automatisch:
Alle documenten en e-mails – automatisch beschikbaar; bevat alle correspondentie van het dossier, ongeacht in welke map deze is opgeslagen
Geen map toegewezen – alleen zichtbaar als het dossier correspondentie bevat die niet aan een map is toegewezen. In de praktijk gaat het om alle correspondentie van vóór de activering. U bepaalt zelf of u deze met terugwerkende kracht toewijst
Dossierspecifieke mappen aanmaken
Klik in de Documentverkenner met de rechtermuisknop op een bestaande map om:
Een nieuwe dossierspecifieke submap aan te maken
Een bestaande dossierspecifieke submap te hernoemen of te verwijderen
Zoeken naar correspondentie
De standaardweergave van de Documentverkenner is geschikt om te ‘bladeren’ door de correspondentie van een dossier.
Vindt u niet wat u zoekt? Klik op de knop ‘Correspondentie’ aan de rechterkant van het scherm om de zoekweergave te openen. Hier beschikt u over dezelfde zoekmogelijkheden als in het correspondentie-zoekscherm.
Correspondentie verplaatsen
Vanuit zowel de standaardweergave als de zoekweergave verplaatst u eenvoudig correspondentiestukken.
Selecteer één of meer correspondentiestukken
Klik op de knop ‘Verplaats’ aan de rechterkant van het scherm
Selecteer de gewenste doelmap
💡 Tip: Gebruik de zoekweergave om correspondentie uit de map ‘Geen map toegewezen’ in bulk naar de juiste map te verplaatsen.
